Хранение сканов

[KiDim]

Всех приветствую.

Вопрос по организации хранения сканов документов в Лоцмане. Сделали проект, согласовали и сдали в архив. Там естественно все чертежи без "графических" подписей, только с электронными. А как правильно вложить сканы - вложить в каждый объект его скан или сделать папку Скан в проекте и туда все архивом запузырить? Поделитесь опытом, кому не жалко.

Заранее всех благодарю!

[Вячеслав]

Уточняющий вопрос: согласование и утверждение проекта проходило на бумаге, а потом документы отсканировали?

[Danila]

А какой смысл потом закладывать сканы.. не очень понятна цель...

[Николай]

Сообщаете, что всё-таки документы имеют подписи. Но- электронные. А что-  статус  этих подписей ничего не значит?

[Вячеслав]

Сообщаете, что всё-таки документы имеют подписи. Но- электронные. А что-  статус  этих подписей ничего не значит?

Каким образом можно отсканировать электронные с ЭЦП документы? И главное - зачем?

[Warlock-72]

... А как правильно вложить сканы - вложить в каждый объект его скан или сделать папку Скан в проекте и туда все архивом запузырить? Поделитесь опытом, кому не жалко.

На нашем заводе в "ЛОЦМАН"-е мы для каждого документа (спецификация, СБ и пр.) создаем отдельный объект типа "Электронный дубликат", к которому подключаем "сканы" соответствующих бумажных документов. Объектов в "ЛОЦМАН"-е, конечно, становится больше, зато все более наглядно представлено.

[Вячеслав]

На нашем заводе в "ЛОЦМАН"-е мы для каждого документа... создаем отдельный объект типа "Электронный дубликат"...

А это часом не "электронный подлинник"? 
По всем признакам так и есть...

[KiDim]

Уточняющий вопрос: согласование и утверждение проекта проходило на бумаге, а потом документы отсканировали?

Точно, именно так.

Каким образом можно отсканировать электронные с ЭЦП документы? И главное - зачем?

Сканировали бумагу с подписями.

Сообщаете, что всё-таки документы имеют подписи. Но- электронные. А что-  статус  этих подписей ничего не значит?

Внутри системы - да. Снаружи предприятия - нет.

А какой смысл потом закладывать сканы.. не очень понятна цель...

По договору нужно отдать наружу 6 копий комплектов чертежей с подписями. Отдавать с ЭЦП - не вариант, даже не предлагайте! 

На нашем заводе в "ЛОЦМАН"-е мы для каждого документа (спецификация, СБ и пр.) создаем отдельный объект типа "Электронный дубликат", к которому подключаем "сканы" соответствующих бумажных документов. Объектов в "ЛОЦМАН"-е, конечно, становится больше, зато все более наглядно представлено.

Вот это по делу. А если нужно будет выгрузить только сканы, как это реализуете?

[Вячеслав]

Вы создали электронный оригинал (это документ без подписей), потом распечатали и согласовали - получили бумажный оригинал и в зависимости о правил хранения (калька или белка на правах кальки) - получаете бумажный подлинник. После этого, сканируете бумажный подлинник и получаете электронную копию бумажного документа (по новому ГОСТ), а раньше его обзывали Электронный подлинник. Именно его и сдаёте в электронный архив предприятия и оттуда выгружаете заказчику все нужное.
ЭЦП - в рамках своей конторы.

[Николай]

По моему- достоверность подписей на бумажных копиях даже с "электронной копии бумажного документа" весьма сомнительна. Лучше, если на копиях, отдаваемых на сторону, будет стоять синий штамп "Электронные подписи имеются". Хранить два варианта- скан и электронную версию- это увеличить вдвое трудозатраты на обслуживание архива. Плюс проблемы по внесению изменений.

[Warlock-72]

А если нужно будет выгрузить только сканы, как это реализуете?

Не совсем понял, что имеется в виду под "выгрузить сканы"

[Вячеслав]

По моему- достоверность подписей на бумажных копиях даже с "электронной копии бумажного документа" весьма сомнительна...

Похоже мы запутались.

Сколько существует КД, столько и не существовало сомнений в копиях документов, изготовленных с подлинников, подписанных людьми. А почему у Вас возникли эти сомнения? На чём они основаны?

Насчет синего штампа - можно хоть сто штампов поставить, но достоверности не прибудет.

На чём основан расчет увеличения трудоемкости вдвое при хранении сканированной и электронной версии (наверное, было бы правильнее как-то их по-другому обозвать, и куда ставить штамп в "электронной" версии? только на монитор...)?

Какие проблемы при внесении изменений возникают? Есть стандартная процедура в ЛОЦМАНе, основанная на требованиях ГОСТ. Или опасения основаны на ощущениях в стиле "Как бы чего не вышло"? 

[Danila]

так и не особо понял, в чем у вас проблема...

Сканы мы храним прямо в основном документе.
Если надо, то  указываем документу в атриубе свойство - подлинник это или копия.
ЭЦП как минимум нормоконтроля и архива есть на всех документах - соглсно СТП так предусмотрено.
Статус у таких документов в системе - утверждено.
Для передачи на сторону делается электронный комплект документации. И согласно п.3.1.10 ГОСТ 2.001-2013 возможно создание удостоверяющего листа (согласующего бумажного документа) со списком документов, их реквизитами и подписью ответственного лица, выпустившего данный документ.

А также согласно п.4.15 ГОСТ 2.051-2013 допускается заменять применение ЭЦП выпуском УЛ – сопроводительного бумажного документа согласно ГОСТ 2.001-2013 с собственноручными подписями в нем тех, кто выпустил УЛ.

[Вячеслав]

Зачем выпускать УЛ на комплект СКАНИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ? Достаточно выпустить Ведомость документов...

Кстати, например, в ЛОЦМАНЕ создан документ типа "Чертеж детали", к нему привязаны два файла - первый: создан в формате КОМПАС-Графика, а второй - сканированный документ, полученный путем распечатывания первого файла и подписанный во всех службах. Вопрос: какое содержимое будет у Вашего спецатрибута - подлинник или копия - для типа документа "Чертеж детали"?

[Danila]

Сканы документов мы храним только "старых" документов, созданных до использования Лоцмана.

Потому надобности хранить сканы новых документов просто нет - все подлинники электронные. Отсюда и УЛ.

Но если вам удобнее Ведомость - ваше право.

Но в случае, описанном у КиДима - я предложил свой вариант, как используется у нас. Я так и не понял полностью в чем проблема, и цель хранения и сканов, и электронных подлинников.

[Вячеслав]

Т.е. у Вас реализована безбумажная технология работы всего предприятия? И в цехе у Вас также работают с электронным документом с ЭЦП? ЛОЦМАН в цехе также установлен?
Что содержит УЛ? Считается ли контрольная сумма для файла и записывается ли она в соотв. графу УЛ?

Я так и не понял полностью в чем проблема, и цель хранения и сканов, и электронных подлинников.

Сканированный документ - он с живыми подписями, а то, что Вы называете "электронными подлинниками" - не годится для передачи на сторону... Не от хорошей жизни, в общем.
Ранее обсуждались "электронные дубликаты", они тоже не от хорошей жизни родились - скорее всего, всё хранится в общей базе, а права на документы нужно разделить и кое-кому вообще запретить видеть электронные оригиналы документов. Но это только догадка...

[Danila]

Да, у нас безбумажный процесс разработки КД, ТД и ПО. То есть подлинник - электронный документ с ЭЦП.
На производстве - есть Архив, который распечатывает и ведет учет копий на производстве. На бумагу ставится печать с указанием о наличии ЭЦП. Сейчас вводится в действие автоматизированный процесс печати с печатью атрибутов документов сразу на бумагу. (Где-то тут есть тема про это тоже).

При передаче на сторону - делается УЛ с подписью изготовившего документ, удостоверяющим наличие всех подписей.
Если у контрагента возникают проблемы, вопросы и т.д. - все решается в индивидуальном порядке. Но пока таких проблем не было.

Я уже сказал, что передача на сторону в таком формате разрешена согласно:

Для передачи на сторону делается электронный комплект документации. И согласно п.3.1.10 ГОСТ 2.001-2013 возможно создание удостоверяющего листа (согласующего бумажного документа) со списком документов, их реквизитами и подписью ответственного лица, выпустившего данный документ.

А также согласно п.4.15 ГОСТ 2.051-2013 допускается заменять применение ЭЦП выпуском УЛ – сопроводительного бумажного документа согласно ГОСТ 2.001-2013 с собственноручными подписями в нем тех, кто выпустил УЛ.

[Вячеслав]

Архив - на производстве? или на предприятии? Это две большие разницы...

Используется ли Вами модуль ЛОЦМАН-Архив и рабочая база ЛОЦМАН не служит для хранения архивной информации, а хранятся документы в отдельной базе ЛОЦМАН?

Кто проводит изменения в учтенных копиях? Сотрудники архива? Или отдельный сотрудник в производственном подразделении?

Я извиняюсь за обилие вопросов, но "бес - в мелочах" - интересен конкретный опыт электронного архива на предприятии, а не теоретические выкладки...

[Николай]

Вячеславу.
На все  ваши вопросы ко мне вполне компетентно ответил Данила. Тоже используем УП, но только для передачи копий на сторону. Но ещё не было случая, чтобы сторонние организации его требовали. Но мы готовы...Мы пришли к такому же способу хранения документов: старые- сканированные. Новые подлинники - электронный документ с ЭЦП. Технология безбумажная.За пять лет такой работы сбоев и непоняток не возникало.

[Danila]

Архив - на производстве? или на предприятии? Это две большие разницы...

Используется ли Вами модуль ЛОЦМАН-Архив и рабочая база ЛОЦМАН не служит для хранения архивной информации, а хранятся документы в отдельной базе ЛОЦМАН?

Кто проводит изменения в учтенных копиях? Сотрудники архива? Или отдельный сотрудник в производственном подразделении?

Я извиняюсь за обилие вопросов, но "бес - в мелочах" - интересен конкретный опыт электронного архива на предприятии, а не теоретические выкладки...

Архив - он общий... Архив документации хранится в системе "Лоцман", доступ к которому есть на всем предприятии.
Но на производстве есть отдельное подразделение архива, которое обеспечивает бумажными копиями производство, ведет учет выдач этих копий и их замену. Это подразделение работает в интересах только производства.

Для передач внешним контрагентам работает центральное подразделение Архива, которое и ведет учет выдач внешним контрагентам.