Обозначение аутентичного электронного документа

[opz166]

Как по ЕСКД обозначить аутентичный ДЭ?
Например, имеем электронный документ   АБВГ.431239.001Э3 2D
Создаём аутентичный документ в другом формате, и в соответствии с ГОСТ 2.104-2006 (реквизит 32) в признак аутентичности заносим обозначение и версию исходного ДЭ.
Подписываем новый документ ЭП в установленном порядке с сохранением наименования исходного документа.
Как внести в спецификацию, с одинаковыми обозначениями и разными именами файлов?

[Danila]

А точно надо в спецификацию вносить?? Он же аутентичный. В каком выходном формате будет файл - разве имеет значение? Укажите исходный. Вы же в спецификации не имя файла указывается, а имя документа.

ПС. Мы размещаем аутентичные ФАЙЛЫ рядом. Прописали это в СТП. Новых именно ДОКУМЕНТОВ не создаем.

[opz166]

В ГОСТе речь идёт именно об аутентичном ДОКУМЕНТЕ, а не файле (4.10). Тем более его нужно подписать ЭП или оформить удостоверяющий лист, где нужно указать обозначение документа.

[Danila]

ГОСТ 2.001-2013 ЕСКД. Общие положения
3.1.1 Документ: Зафиксированная на материальном носителе информация, обладающая признаками, позволяющими ее идентифицировать*ГОСТ 2.001-2013 ЕСКД. Общие положения.

Итого Аутентичный документ - Зафиксированная на материальном носителе информация, обладающая признаками, позволяющими ее идентифицировать, одинаковый с исходным по содержанию, и отличный от исходного по формату и/или кодам данных.

Можно, конечно, воспринимать, что это должно быть два разных документа с двумя разыми содержательными и реквизитными частями, но исходя из логики, из требований заказчика, стандартов, с ним согласованными - у нас это две разных содержательных части и общая реквизитная, которая является общей. Потому вести, сопровождать два документа - потребности нет.

Но! У нас такового не требуется заказчиком. Если исходить из ваших требований и если они жесткие - только так и не иначе, никаких указаний по указанию в спецификации аутентичных документов я не видел. К тому же обозначение у них одинаковое, а разливается только содержательная часть - а, значит, чисто логически два раза указывать невозможно. Как вариант - указывать о наличии Аутен.док-та в Примечании. В нашей версии Компаса у нас Комплекс Аскон 2011 - Компас v11 - даже технически такое сделать невозможно.

Из опыта нашего предприятия у нас есть документы с языковыми исполнениями для одного документа. Для них учет идет для каждого отдельно, для каждого свой инвентарный, своя реквизитная и содержательная часть. Но есть разница в обозначении. Добавляется "англ.", "исп." и т.д. Если исходить из такой логики - можно добавить "аут." Ни у кого из сторонних заказчиков претензий по оформлению документации в этой части к нам нет.

ПС. В PDM-системе Лоцман у нас размещаются в частности документы *.vtp - это документы, созданные в САПР ТП Вертикаль - просмотр этого документа без этого инструмента не возможен никакими способами. Поэтому в качестве нормального решения, принятого в том числе ВП, размещение рядом печатной формы pdf.

[opz166]

... у нас это две разных содержательных части и общая реквизитная

Мы не можем сделать для 2-х документов общую реквизитную часть, т.к. для ЭД у нас существуют реквизиты с именем, расширением и версией файла. Поэтому они будут отличаться. Как подписать документ УЛ? Хэш-суммы файлов ведь разные.

... Но есть разница в обозначении. Добавляется "англ.", "исп." и т.д. Если исходить из такой логики - можно добавить "аут."

Суть проблемы и состоит в том, что добавить в обозначение ЭД и как, через дефис, точку, пробел? Может быть признак аутентичности  (реквизит 32 ГОСТ 2.104-2006) нужно добавлять к обозначению, но как? В ЕСКД нигде не смог найти ответа.

[Danila]

Мы не можем сделать для 2-х документов общую реквизитную часть, т.к. для ЭД у нас существуют реквизиты с именем, расширением и версией файла. Поэтому они будут отличаться. Как подписать документ УЛ? Хэш-суммы файлов ведь разные.

Не очень понял зачем вам в реквизитах имя файла. И как у вас ведется версия файла. Когда версионность существует у всего документа, а не у файла (содержательной части).

Ну и вы сами себе палки засунули в колеса, если в реквизиты еще и имя файла разместили. Имя файла относится к содержательной части. Вроде как.

У вас PDM-система Лоцман? Вы что подписываете файлы или объекты системы? Это тоже не понятно.

[opz166]

У нас нет PDM-системы. Мы утверждаем ДЭ с помощью удостоверяющего листа.
Для одного ДЭ в УЛ должно быть указано имя, версия и хэш только для одного файла.  Т.к. ДЭ состоит, как минимум, из 2-х файлов (реквизитная и содержательная части), мы из них создаём один архивный файл. Имя, версию и хэш именно этого архивного файла указываем в реквизитной части и УЛ, т.е. мы подписываем один архивный файл, содержащий все части ДЭ.
Версия этого файла всегда будет соответствовать версии всего ДЭ, при изменении любой из его частей, а не только содержательной. Реквизитная часть ведь то же может измениться независимо от содержательной, что приведёт к изменению версии ДЭ.

[opz166]

... у нас есть документы с языковыми исполнениями для одного документа. Для них учет идет для каждого отдельно, для каждого свой инвентарный, своя реквизитная и содержательная часть. Но есть разница в обозначении. Добавляется "англ.", "исп." и т.д.

Какой формат обозначения таких документов, если можно, с примером? Вы устанавливали порядок обозначения в своих стандартах, как дополнение к ЕСКД?

[Danila]

у вас архив электронный есть?

У вас что является подлинником? Электронный документ или бумажный? Реквизиты то вы где храните, у вас получается их нет. У вас все в файле находится.

Бумажного аутентичного же быть не может. Это просто копия.

ЭЦП у вас ставится прикрепленная, выходит, и на файл? Иначе не представляю.

Обозначения следующие:
АБВГ.123456.001 ПC
АБВГ.123456.001 ПC (англ.)
АБВГ.123456.001 ПC (исп.)

Если у вас подлинник - бумага - то аутентичного документа не представляю. У вас достаточно тогда просто копии.

[opz166]

Архив есть и бумажный и электронный.
Электронные подлинники и копии хранятся на сервере с разным доступом.
Бумажные удостоверяющие листы, другие бумажные КД и их копии хранятся в бумажном архиве.
Для ДЭ реквизиты хранятся в электронном виде + часть реквизитов (подписи и ...) в удостоверяющем листе в бумажном архиве.
Вместо ЭЦП - удостоверяющий лист, который оформляется на архивный файл.
Меня интересует обозначение именно электронного аутентичного подлинника.

[Danila]

Я уже сказал, что мы стандартом предприятия, согласованным с ПЗ, допускаем размещение файлов, созданных из исходных в одном электронном документе.

Архив он или бумажный, или электронный. Ваша солянка вам и мешает.

Но в вашем варианте я бы предложил добавлять к обозначению документа к примеру формат файла.

Например, так:

АБВГ.123456.123 СБ
АБВГ.123456.123 СБ (pdf)

Вариантов не особо много. Под ГОСТ не особо укладывается, но стандартом предприятия можно и закрепить и инвентарный присваивать. Но отслеживать изменения и применяемость таких документов будет очень не легко.

Надо как-то более гибко перестраивать систему хранения файлов. И разобраться с системой Архива - или бумажная, или электронная.
У нас, конечно, тоже исходники, созданные до электронной системы - подлинники бумажные, но электронные копии размещены в электронной системе Архива - PDM-системе.

[opz166]

После долгих раздумий и анализа требований ЕСКД пришёл к выводу, что аутентичный ДЭ должен иметь обозначение, отличное от исходника.
После обозначения будем добавлять расширение файла, напр. АБВГ.431239.001Э3 2D JPG
ГОСТ 2.501-2013 это не запрещает (табл. 1). Порядок обозначения устанавливаем в СТО, т.к. код аутентичного документа не определен ГОСТ 2.102-2013.

[Danila]

После долгих раздумий и анализа требований ЕСКД пришёл к выводу, что аутентичный ДЭ должен иметь обозначение, отличное от исходника.
После обозначения будем добавлять расширение файла, напр. АБВГ.431239.001Э3 2D JPG
ГОСТ 2.501-2013 это не запрещает (табл. 1). Порядок обозначения устанавливаем в СТО, т.к. код аутентичного документа не определен ГОСТ 2.102-2013.

Хорошее решение. Жаль только в спецификации будет учитываться только основной документ. Можно еще сделать связь между основным и аутентичным - тогда и проблем по выборками не будет. Или просто указать атрибут - Основной документ. Но связь укажет именно на определенную версию - более выигрышний вариант, но надо не забывать такой вид связи сопровождать.

[opz166]

Связь между исходником и аутентичным ДЭ у нас есть - в реквизитной части аутентичного ДЭ должно указываться обозначение и версия исходного ДЭ ( в СТО определили специальные реквизиты для этого).
В спецификации будем указывать и аутентичный документ со своим обозначением и именем файла после получения им соответствующего статуса, т.е. подписания удостоверяющим листом.
И на учёт ставим со своим инвентарным номером.

[Danila]

Минус ведения именно атрибутов - необходимо же сопоставлять не только обозначение и тип, но и версию, так как именно определеная версия аутентична именно определенной версии исходника. А не всем.

А значит, вести вести и сопровождать необходимо именно 2 атрибута.

А в случае со связью - достаточно только одной связи.

Но такое решение тоже возможно. Все верно)

[Kirilius83]

А кто сказал что они аутентичны?
Если там разыне форматы файлов - то это разные документы. Прсото содержание у них одно - и то не факт, в связи с особенностями форматов одинаковая инфа может быть по разному представлена.
Тем более 2Д и 3Д - это впринципе два разных и совершенно не одинаковых документа. У нас к обозначение для модели добавляется МД.