Вопрос по ГОСТ 2.501-88. Как принять ДЭ от разработчика?

[ko4evNIK]

Здравствуйте! Кто-нибудь сталкивался с такой проблемой и если да, то подскажите пожалуйста её решение.
Наше предприятие «изготовитель» принимает от предприятия «разработчика (держателя подлинников)» – дубликаты КД. Разработчик высказывает желание передавать дубликаты в электронной форме удостоверенные УЛ. У меня задача написать стандарт предприятия о принятии, учете, хранении, преобразовании в бумажную форму и тиражирование и раздачу непосредственным исполнителям – подразделениям производства. По началу, как мне казалось, вроде бы всё получалось. Выполняя требования ГОСТ 2.102―68 п.1.4а:
«...
В случаях, когда одновременно применяют бумажные и электронные  формы документов, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При  этом соблюдают следующие правила:
- преобразование не должно уменьшать порядковый номер  документа по таблице 2;
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
...»
Можно было принять дубликат ДЭ в не редактируемом формате и в договоре прописать, что разработчик обеспечивает взаимное соответствие при преобразовании из электронной в бумажную форму и дать разрешение на преобразование. С ссылками я еще не придумал, но ориентировочно можно было договориться с разработчиками чтобы в ТТ чертежа была бы фраза, типа: «Имеет электронную форму по УЛ ХХХХХХ.ХХХ».
И так получается – наше предприятие получило дубликат в электронной форме, БТД его принял, присвоил инвентарный номер, распечатал на кальку (преобразовал в бумажную форму), поставил на ней штамп, заполнил реквизиты штампа (обозначение УЛ; наименование файла; время последнего сохранения; размер файла; подпись, расшифровка подписи, дата – работника БТД указавшего реквизит документа). Дальше калька передаётся в бюро подлинников на хранение. С этой кальки делают копии  их учитывают и передают в подразделения исполнители. НО!
Как выясняется ГОСТ 2.501―88 п.1.3 говорит, что:
«...
- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными  установленными  подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
...»
И смысл описанных мной манипуляций стремится к нулю, так как по ГОСТ нужны подлинные подписи на чертеже. И разработчику всё равно придётся предоставить дубликат с подлинными подписями.
КАК БЫТЬ???

[Jean]

"- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;"
Иными словами на оригинале сданном в БТД должны ессно стоять подписи принимающей стороны (разработчика), с ними и хранятся. На любой выданной в производство копии ставится штамп, подтверждающий истинность копии. Стандартная практика.

[tramp_m]

Уважаемый ko4evNIK предприятие «изготовитель» принимает от предприятия «разработчика (держателя подлинников)» – дубликаты КД для проведения технологической подготовки производства. Разработчик (держатель подлинников) остается основным калькодержателем КД и без его ведома предприятие «изготовитель» не может  самостоятельно вносить изменения размножать и т. д. и т. п. КД вплоть до завершения этапа технологической подготовки производства, начала выпуска продукции и передачи прав калькодержателя на КД. И после оформления документов на передачу прав на КД изготовителю можно не обращать внимание на подписи проектировщика и действовать по своему усмотрению со своими подписями как авторскими. Это на сколько мне известно из собственного опыта.

[DGroot]

И так получается – наше предприятие получило дубликат в электронной форме, БТД его принял, присвоил инвентарный номер, распечатал на кальку (преобразовал в бумажную форму), поставил на ней штамп, заполнил реквизиты штампа (обозначение УЛ; наименование файла; время последнего сохранения; размер файла; подпись, расшифровка подписи, дата – работника БТД указавшего реквизит документа). Дальше калька передаётся в бюро подлинников на хранение. С этой кальки делают копии  их учитывают и передают в подразделения исполнители.

А вот мое видение процесса
1 Предприятие изготовитель продукции получает дубликаты технических документов в электронной форме (формат *.pdf) и дубликаты соответствующих удостоверяющих документов (ЛУ - ГОСТ 2.105, УД - ГОСТ 28388, УЛ- ГОСТ 2.051) на бумажных носителях от предприятия проектировщика.
Примечания
- копии удостоверяющих документов могут быть переданы также в виде файлов полученных после сканирования.
- на документах должны быть ссылки на соответстующие удостоверяющие документы.
2 БТД предприятия изготовителя принимает их и присваивает инвентарные номера.  Документы в электронной форме получают статус подлинника.
3 С подлинника в электронном виде делают копии на бумажном носителе их учитывают и передают в подразделения исполнители.

Вот собствено и все
К чему связываться с калькой, да еще обеспечивать ее хранение как подлинника. Это же прямые убытки.
Кстате это позволит в дальнейшем (как знать) передавать на рабочие места не бумагу, а виртуальное изображение.

[ko4evNIK]

Спасибо большое за ответы

"- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;"
Иными словами на оригинале сданном в БТД должны ессно стоять подписи принимающей стороны (разработчика) , с ними и хранятся. На любой выданной в производство копии ставится штамп, подтверждающий истинность копии. Стандартная практика.

Слишком сумбурно, я не понял что вы имели в виду.

Уважаемый ko4evNIK предприятие «изготовитель» принимает от предприятия «разработчика (держателя подлинников)» – дубликаты КД для проведения технологической подготовки производства. Разработчик (держатель подлинников) остается основным калькодержателем КД и без его ведома предприятие «изготовитель» не может  самостоятельно вносить изменения размножать и т. д. и т. п. КД вплоть до завершения этапа технологической подготовки производства, начала выпуска продукции и передачи прав калькодержателя на КД. И после оформления документов на передачу прав на КД изготовителю можно не обращать внимание на подписи проектировщика и действовать по своему усмотрению со своими подписями как авторскими. Это на сколько мне известно из собственного опыта.

На нашем предприятии есть и такая практика, как покупать документацию у разработчиков, но это не тот случай. Разработчик является обладателем подлинника, а мы храним дубликаты.

2 БТД предприятия изготовителя принимает их и присваивает инвентарные номера.  Документы в электронной форме получают статус подлинника.

На каком основании дубликаты ДЭ у нас станут подлинниками ДЭ? Каким образом нам проводить изменения в документации, ведь мы не держатили подлинника.

К чему связываться с калькой, да еще обеспечивать ее хранение как подлинника. Это же прямые убытки.

О! У нас большое, старое предприятие. Сохранился большой архив документации. Всё хранится на кальках. И разговоры о переводе документации в электроную форму приводит некоторых людей в шок))) Кто знает может они и правы, потому как всё больше вникаешь в "нормативную неразбериху" с нашими ГОСТами по электронным документам (в часности, где и как делать ссылки на элетронную версию в текстовых документах?, при проведении изменения в дубликатах предприятия-разработчика, что делать с заменённым УЛом, и т.д.)

Кстате это позволит в дальнейшем (как знать) передавать на рабочие места не бумагу, а виртуальное изображение.

Боюсь для нас - это фантастика

[tramp_m]

Тогда делается так. Разработчик присылает извещения на изменения по своим КД со своими реквизитами, проведя изменения в своем КД, вам для проведения изменений в вашей ДЭ,  вы проводите изменения по этим извещениям в своем ДЭ. Вот и всё  немного витиевато, прошу прощение.

[Jean]

Вы принимаете документ в электронной форме. Это безадресный документ, не имеющий защиты от изменений и редактирования. Получив , просмотрев вы производите определенные изменения (распечатка на черновик тоже изменение) и согласуете их с проектировщиком, отпечатываете. При необходимости измененная документация отправляется разработчику с уведомлением. При передаче на архивное хранение ставится подпись копировщика, в верхних графах штампа ставится подпись уполномоченного лица о проведении изменений или согласовании. На некоторых предприятиях  дополнительно ставится штамп. Именно этот  документ регистрируется  и проводится оригиналом. При выдаче в обработку   копии с него на нее ставится штамп (подпись копировщика).  Все. С электронным архивом... ждите нормаль и разработку универсальной цифровой подписи. Иначе все это будет не только не по ГОСТ, но и юридически безответственный документ.

[Kaparulina]

Распечатка электронного документа на кальку не является его преобразованием в бумажную форму. О преобразовании можно говорить после простовления всех подписей. Но надо ли вам это?
Я бы предложила Вам принимать дубликаты на хранение именно в электронной форме как электронные документы  и тут уже можно руководствоваться ГОСТ 2.051-2006 и для работы изготавливать твердые копии  " .. 3.1.12 твердая копия: Полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. ..."
Согласна, что организация электронного архива дело не простое, но по другому не получится. Подумайте о проведениях изменений в дубликатах, вам их тоже будут присылать в электронной форме.

[Маруся]

Вы принимаете документ в электронной форме. Это безадресный документ, не имеющий защиты от изменений и редактирования. Получив , просмотрев вы производите определенные изменения (распечатка на черновик тоже изменение) и согласуете их с проектировщиком, отпечатываете. При необходимости измененная документация отправляется разработчику с уведомлением. При передаче на архивное хранение ставится подпись копировщика, в верхних графах штампа ставится подпись уполномоченного лица о проведении изменений или согласовании. На некоторых предприятиях  дополнительно ставится штамп. Именно этот  документ регистрируется  и проводится оригиналом. При выдаче в обработку   копии с него на нее ставится штамп (подпись копировщика).  Все. С электронным архивом... ждите нормаль и разработку универсальной цифровой подписи. Иначе все это будет не только не по ГОСТ, но и юридически безответственный документ.

Не совсем понятно, что значит документ в электронном виде? Это учтенная электронная копия? Подлинник - бумага?
Если предприятие разработчик (держатель подлинников) присылает учетнную копию, выполненную согласно ГОСТ 28388-89 (файл+ИПХ+ведомость МНЗ), то каким образом предприятие изготовитель может вносить изменения??? В ГОСТ 2.503 прописано, что изменения вносит предприятие держатель подлинников!

[Jean]

Документ в электронном виде - любой файл содержащий  визуально воспринимаемую информацию. ГОСТ не помню... суто та.

Если предприятие разработчик (держатель подлинников) присылает учетнную копию, выполненную согласно ГОСТ 28388-89 (файл+ИПХ+ведомость МНЗ), то каким образом предприятие изготовитель может вносить изменения??? В ГОСТ 2.503 прописано, что изменения вносит предприятие держатель подлинников!

В 95% изменять докуметы придется. Иначе просто невозможно, это вам подтвердит любой изготовитель. Как - писал выше.

[b_leo]

[b]ko4evNIK  написал:[/b]

"На нашем предприятии есть и такая практика, как покупать документацию у разработчиков, но это не тот случай. Разработчик является обладателем подлинника, а мы храним дубликаты."

Могу предложить следующее решение проблемы которое мы пытаемся осуществить у себя:

1. С целью хранения, учета и размножения КД принимаются следующие определения:
Электронный оригинал – Файл (или файлы) с которых получают бумажный подлинник документа. Электронный  оригинал может быть использован для получения электронных или бумажных копий документа, если на них не нужно наличие подписей. Данный оригинал используется конструктором для создания бумажного подлинника и проведения извещений в электронном виде.
Подлинник – подписанный и утвержденный бумажный документ. Подлинник может быть использован только для получения с него электронного дубликата.
Электронный дубликат – файл документа, .полученный путем сканирования подписанного бумажного подлинника. Электронный дубликат может быть использован для получения с него электронных и бумажных копий документа, если на них необходимо наличие подписей.
Копия – бумажная копия полученная с электронного дубликата или электронного оригинала.
Электронная копия – копия файла (файлов) полученная с электронного дубликата или электронного оригинала.

2. ОТД, после сдачи в архив КД на изделие, сканирует подписанные и утвержденные бумажные подлинники КД  и ставит их на учет как электронный дубликат соответствующего бумажного подлинника и подключает его в ЛОЦМАН:PLM к соответствующим элементам состава изделия.

3. Хранение и учет бумажных подлинников ведется в установленном порядке. Бумажный подлинник используется только для проведения в нем изменений в установленном порядке и получения с него электронных дубликатов документа.

4. Хранение, учет и внесение изменений в электронный оригинал документа ведется в системе ЛОЦМАН:PLM в порядке, описанном в документацию на эту систему.

5. Хранение и учет электронных дубликатов документа ведется в системе ЛОЦМАН:PLM в порядке, описанном в документацию на эту систему. Внесение изменений в электронный дубликат осуществляется путем сканирования подлинника в котором проведены данное изменение и замены файла электронного дубликата в системе ЛОЦМАН:PLM.

6. Хранение, учет и внесение изменений в бумажную копию проводится в установленном порядке.
7.  Хранение, учет и внесение изменений в электронную копию определяется ОТД.
Примечание. При использовании системы ЛОЦМАН:PLM нет необходимости хранить бумажные и электронные копии КД.

8. Аннулирование бумажных подлинников и их последующее хранение определяется установленным порядком.
9. Аннулирование электронных дубликатов производится путем перевода электронного документа в ЛОЦМАН:PLM в состояние «Аннулирован». Последующее хранение данного документа осуществляется в ЛОЦМАН:PLM в папке «Аннулированные».


В данном случае мы ориентируемся на электронный архив документов, созданный в ЛОЦМАНе, но думаю, что подход применим к любому электронному архиву КД. Пошли этим путем потому, что для нас слишком много мороки в том, чтобы узаконить электронный подлинник: нужна ЭЦП, нужен удостоверяющий центр, признаваемый не только на предприятии, но и сторонними заказчиками, в том числе и ПЗ МО.
В Вашем случае Вы получаете от держателя подлинников отсканированные электронные дубликаты со всеми подписями, которые будут выводится на бумажные копии при распечатке. Проведение извещений тоже более-менее понятно: в общепринятом порядке – приходит извещение с изменениями и новым файлом электронного дубликата, который просто меняется по извещению. С ПИ оформляемыми Вами, тоже не проблема: туда ПИ в любом виде, оттуда ИИ и новый электронный дубликат. С оформлением передачи думаю тоже все более-менее понятно – носитель данных с электронными дубликатами, соответственно упакованный и оформленный, Ведомость машинного носителя с записью (ведомость МНЗ) отражающая что записано на носителе и акт о передаче в установленном порядке.