Лоцман и архивация документов

[Georg]

Читаю сообщения по Лоцману и совершенно не вижу вопросов по архивации конструкторской документации. А ведь Лоцман заявлен как интегрированное средство – здесь тебе и состав изделий, и архив документов, и документооборот.
И деморолик красивый покажут, и на презентациях красиво расскажут. И г.Администратор создал опрос «Как используются средства локументооборота». Рано, г.Администратор! Надо сделать опрос «Кто и как ведет Архив конструкторских документов?». Т.е. настоящий Архив – с большой буквы, а не сборище электронных документов неизветстно какого статуса. А то получается как в сказке по Гарри Потера – «Тот, которого нельзя называть».
Ну хватит язвить – к делу.

И так, главный вопрос – каков статус электронных документов, хранимых в электронном архиве?
В соответствии с ГОСТ 2-501-88 «Подлинник – документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный любым способом, позволяющим многократное воспроизведение копий».
1.   Может ли метод изменения статуса (свойства) документа средствами Лоцмана считаться оформлением подлинными установленными подписями?
2.   Реальные документы, чаще всего, рассматриваются на твердых копиях, т.е. на бумаге или кальке. В действительности, трудно представить себе, чтобы технолог или руководитель изучали документ формата А2 с экрана. Тут же встанет вопрос о соответствии документов на твердой копии и электронной версии.
3.   С учетом длительности хранения подлинник должен сохранять вид и содержание (информацию и оформление). В этом случае использовать электронный документ не в растровом виде (или не в формате PDF) не возможно, т.к. при изменении редактора вполне возможно изменение оформления документа. Я с этим сталкивался и в Компасе и в Ворде.

Пока вопросов хватит – надоело печатать. В случае продолжения дискусии могу задать кучу вопросов и назвать тму проблем.
А может кто-то гордо заявит, что у него все сделано как надо? К нему будут съезжаться со всех необъятных просторов родины.

[Администратор]

Уважаемый Georg!

Читаю сообщения по Лоцману и совершенно не вижу вопросов по архивации конструкторской документации. А ведь Лоцман заявлен как интегрированное средство – здесь тебе и состав изделий, и архив документов, и документооборот.

Ну так ведь Форум и предназначен для того, чтобы Вы, именно Вы задавали интересующие Вас вопросы. Зачем ждать, когда это сделает кто-то другой?

И г.Администратор создал опрос «Как используются средства локументооборота». Рано, г.Администратор! Надо сделать опрос «Кто и как ведет Архив конструкторских документов?». Т.е. настоящий Архив – с большой буквы, а не сборище электронных документов неизветстно какого статуса.

Ну извините, так получилось: Вы же молчали, не подсказали мне, какой опрос организовать сначала :о)) Вот и появился первым опрос по заявке более активных Участников Форума.

А если серьезно — Вы же понимаете, что предложенный Вами опрос («Кто и как ведет Архив конструкторских документов?») невозможно организовать на основе нескольких вариантов ответов.

Вы правильно сделали, что окрыли эту тему в нашем Форуме. Именно она, надеюсь, станет расширенным опросом, сборником как опыта, так и пожеланий по организации электронного документооборота.

Ну хватит язвить – к делу.
И так, главный вопрос – каков статус электронных документов, хранимых в электронном архиве?
В соответствии с ГОСТ 2-501-88 «Подлинник – документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный любым способом, позволяющим многократное воспроизведение копий».
1.   Может ли метод изменения статуса (свойства) документа средствами Лоцмана считаться оформлением подлинными установленными подписями?
2.   Реальные документы, чаще всего, рассматриваются на твердых копиях, т.е. на бумаге или кальке. В действительности, трудно представить себе, чтобы технолог или руководитель изучали документ формата А2 с экрана. Тут же встанет вопрос о соответствии документов на твердой копии и электронной версии.
3.   С учетом длительности хранения подлинник должен сохранять вид и содержание (информацию и оформление). В этом случае использовать электронный документ не в растровом виде (или не в формате PDF) не возможно, т.к. при изменении редактора вполне возможно изменение оформления документа. Я с этим сталкивался и в Компасе и в Ворде.

Пока вопросов хватит – надоело печатать. В случае продолжения дискусии могу задать кучу вопросов и назвать тму проблем.
А может кто-то гордо заявит, что у него все сделано как надо? К нему будут съезжаться со всех необъятных просторов родины.

Призываю всех уважаемых Участников поддержать это обсуждение.

От себя хотелось бы добавить к теме такие вопросы:
Как вы оценивете перспективы перехода на безбумажный документооборот в нашей стране? Нужен ли безбумажный документооборот конкретно вашему предприятию (возможно, не прямо завтра, а в близкой или среднесрочной перспективе)? Готовы ли (готовитесь ли) вы к нему организационно, технически и морально? Какие препятсятвия —  организационные, технические и моральные — вы видите на пути перехода к безбумажному документообороту (я имею в виду не функциональные ограничения существующего ПО, а препятствия на уровне предприятия и даже государства)? Что нужно делать (на всех уровнях — от рабочего места конструктора до государственных органов), чтобы в будущем эти препятствия преодолеть?

Все, кто готов серьезно обсуждать организацию электронного документооборота (как в общем, так и средствами ЛОЦМАНа), не спите и не молчите :о)! Присоединяйтесь к теме! Спасибо.

[SDE]

В данный момент мы организовываем электронный архив отдела технической документации на базе Лоцман. Продукция разбита на модули.в которых хранятся файлы в формате tif (отсканированные из бумажного архива) и в формате pdf (для отправчной документации).
Из модулей копируем необходимую информацию в папку для отправочной документации.
   Возникли две проблемы:
1. Как из формированной папки произвести запись на диск (сохраняя структуру папок).
2.При копирование в папку для отправки части информации из модуля и дальнейшее ее редактирование изменяется и в исходящем модуле.

Первую проблему решили написав програму выгрузки файлов и объектов на диск с сохранением структуры. Правильно ли это?
 

[Georg]

Добрый день, уважаемый Администратор!
Предварительно хочу попросить Вас связать меня с людьми из АСКОНА, занимающимися вопросами ведения архива документации и документооборотом. Причем меня интересуют в основном вопросы методического плана, а не программные. Дело в том, что у нас на предприятии уже набралось достаточно много «электронной документации», т.е. файлов с чертежами, спецификациями и другой разнообразной конструкторской документации. Но прежде чем решиться приобретать и внедрять какую-то систему, типа Лоцмана или иной, необходимо решить методические вопросы. В Нижнем Новгороде есть представительство АСКОНа и ребята могут ответить на вопросы о программе, но это не те знания, которые нужны нам.

1.   Относительно Вашего вопроса о переходе на безбумажный документооборот.
Документооборот включает в себя весь жизненный цикл документа от момента его разработки до аннулирования. На каждом этапе есть свои требования. А кроме этого существует экономическая целесообразность. Как ни пародоксально, но безбумажный документооборот (БД) увеличивает расход бумаги.
Представим, что перешли на БД. Если документ большой по формату или объемный по информации, то конструктор обязательно распечатает его для визуального констроля и согласования (утверждения) со своим руководителем.
Далее отправляем электронный документ (ЭД) технологам. Для него те же проблемы и он делает твердую копию (ТК). Если еще и технологи разбиты на разные подразделения (при большом производстве,например, технологи по механообработке и технологи-металлурги), то ЭД отправится к другим технологам и там будет еще одна ТК. Наконец, гл.конструктор – еще ТК.

После извещения о вводе в действие ЭД переходит в качество подлинника. Здесь свои проблемы:
А) Электронные хранилища более климатически и энергозависимы;
Б) Система мероприятий по восстановлению архива подлинников ЭД в случае существенного повреждения более сложна и трудоемка.

Наконец, документ живет, т.е. его изменяют. Даже при небольших изменениях необходимо создать новую версию ЭД и сохранять предыдущую. А как это будет отражаться на обозначении документа? Например, наши конструкторы были на фирме MAN B&W. Там по каждому извещению приобретает новый номер. Например, был АА.ВВВВ.4546.34. Станет - АА.ВВВВ.4546.34-001, в следующий раз - АА.ВВВВ.4546.34-002 и т.д. Ну а в связи с этим меняется и другая документация.

Наконец, существенен вопрос, а в каком формате хранить? – растровое изображение, PDF – файл или исходный его формат. В последнем случае свои «геморои» - при переходе на новую версия редактора или просмотровщика может измениться как содержание, так и оформление.

До свидания
   Г.Ф.

[Курков Андрей]

Добрый день, уважаемый Администратор!
Предварительно хочу попросить Вас связать меня с людьми из АСКОНА, занимающимися вопросами ведения архива документации и документооборотом. Причем меня интересуют в основном вопросы методического плана, а не программные. Дело в том, что у нас на предприятии уже набралось достаточно много «электронной документации», т.е. файлов с чертежами, спецификациями и другой разнообразной конструкторской документации. Но прежде чем решиться приобретать и внедрять какую-то систему, типа Лоцмана или иной, необходимо решить методические вопросы. В Нижнем Новгороде есть представительство АСКОНа и ребята могут ответить на вопросы о программе, но это не те знания, которые нужны нам.

Добрый день!

Ну почему же, можем ответить и на методические вопросы.
Вообще каждое внедрение начинается именно с решения методических вопросов. Если на предприятии есть система менеджмента качества, то мы в нее вклиниваемся, создаем свои СТП, рабочие инструкции и рабочие процедуры, касаемые электронного документооборота. Нет СМК - все равно создаем регламентирующие документы и находим способы узаконить их на предприятии (обычно теми же СТП).  Для этого, естественно, делаем предпроектное обследование, чтобы выявить существующие на предприятии информационные потоки. Вот на этом этапе и описываются этапы прохождения электронной документации. В СТП обычно указываем статусы электронных документов (что есть оригинал, что есть копия, а что есть подлинник). Что касается электронных подлинников, то их нет, равно как нет и закона об электронном документообороте (есть проект), тема большая, но затрагивает все предприятия так или иначе; отдельно ее можно обсудить.

1.   Относительно Вашего вопроса о переходе на безбумажный документооборот.
Документооборот включает в себя весь жизненный цикл документа от момента его разработки до аннулирования. На каждом этапе есть свои требования. А кроме этого существует экономическая целесообразность. Как ни пародоксально, но безбумажный документооборот (БД) увеличивает расход бумаги.
Представим, что перешли на БД. Если документ большой по формату или объемный по информации, то конструктор обязательно распечатает его для визуального констроля и согласования (утверждения) со своим руководителем.
Далее отправляем электронный документ (ЭД) технологам. Для него те же проблемы и он делает твердую копию (ТК). Если еще и технологи разбиты на разные подразделения (при большом производстве,например, технологи по механообработке и технологи-металлурги), то ЭД отправится к другим технологам и там будет еще одна ТК. Наконец, гл.конструктор – еще ТК.

Ну на самом деле здесь еще можно указать метрологическую службу, нормоконтролеров, производство. Обычно для больших форматов (больше А3) остается бумажный документооборот (целесообразность есть), а вот для А3 и меньше прохождение этапов идет в электронном виде. Что касается этапов прохождения, то это описывается нами на начальном этапе предпроектного обследования. Далее это описание мы перекладываем на систему.

После извещения о вводе в действие ЭД переходит в качество подлинника. Здесь свои проблемы:
А) Электронные хранилища более климатически и энергозависимы;
Б) Система мероприятий по восстановлению архива подлинников ЭД в случае существенного повреждения более сложна и трудоемка.

А для этого опять же описываем в СТП и инструкциях правила хранения и резервного копирования. Программа по себе не живет, работать может только комплекс в целом. Трудностей по восстановлению не встречали (хотя приходилось восстанавливать достаточно  тяжелые архивы).

Наконец, документ живет, т.е. его изменяют. Даже при небольших изменениях необходимо создать новую версию ЭД и сохранять предыдущую. А как это будет отражаться на обозначении документа? Например, наши конструкторы были на фирме MAN B&W. Там по каждому извещению приобретает новый номер. Например, был АА.ВВВВ.4546.34. Станет - АА.ВВВВ.4546.34-001, в следующий раз - АА.ВВВВ.4546.34-002 и т.д. Ну а в связи с этим меняется и другая документация.

Вот этот вопрос самый легки

[Николай Нырков]

Уважаемые коллеги, вы затронули интересную и объемную тему.

Надо сказать, весьма неожиданно это видеть в техническом форуме, и тем более по отношению к «ЛОЦМАНУ». «ЛОЦМАН» - это ПЛАТФОРМА, а речь зашла о МЕТОДИКЕ. Согласитесь, это надо разделять.



Так уж получается, что по задачам электронного технического документооборота пока не накоплено достаточного опыта и регламентирующей базы. Т.е. это пока не преподают в университетах по единым учебникам. И каждый решает эти задачи в меру своего опыта и понимания.

Попробую поделиться некоторыми соображениями из личного опыта и опыта коллег.

Итак:



На всякий случай, основные ЦЕЛИ внедрения электронного технического документооборота:

а) ускорение процессов согласования

б) обеспечение сохранности электронной интеллектуальной собственности предприятия



Какие наиболее важные вопросы требуют решения при внедрении системы ЭТД:

а)       Определение и СТАТУС электронного документа

б)       Механизмы УДОСТОВЕРЕНИЯ электронных документов (электронная подпись)

в)       Выдача заданий. Контроль исполнения

г)        Разграничение прав доступа

д)      Аннотирование

е)       Состояния

ж)      Оповещения об изменениях (не путать с проведением Извещений)

Любой из этих вопросов – целая сеть головоломок.

Первый вопрос, в который все, кто мало-мальски погрузился в тему, обычно упираются – (а). А конкретно, предмет споров –  «Возможен ли электронный подлинник?». И по ведущимся дискуссиям он напоминает «Есть ли жизнь на Марсе?».

На самом деле – есть. В смысле, возможен. И ключом является решение задачи (б).

Хотя законов об электронном документе, об электронном документообороте и об электронной коммерции действительно нет, но есть закон об ЭЦП. Он не без изъянов, он мало где применяется, есть проблемы с удостоверяющими центрами, есть множество вопросов по судебной практике, но закон, т.е. минимальная опора, есть.

Более того, если бы его и не было, на уровне хождения электронных документов внутри предприятия Вы могли бы сделать электронный подлинник реальным. Надо только решить задачу (б). И узаконить это на уровне СТП. А удостоверить информацию можно разными техническими средствами (самый лучший - ЭЦП), лишь бы они гарантировали то, что это сделал именно Иванов, именно для этой версии документа и в данное время. Т.е. чтобы выполнялось известное условие подлинности.



Теперь кратко суть процесса электронного СОГЛАСОВАНИЯ по стадиям:



1. Собственно разработка электронного оригинала. Удостоверение его разработчиком. Отправка на согласование.



2. Согласования электронного документа. Как и бумажного, заключаются в его проверке и удостоверении (подписании).

Здесь отдельно нужно сказать о так называемой проблеме чтения документов с экрана. Так вот -  ЭТО МИФ, причем миф, ПОДОГРЕВАЕМЫЙ ЛЕНИВЫМИ ВНЕДРЕНЦАМИ. Эта боязнь – точно такая же, как и боязнь чертить на компьютере, которую люди испытывали лет десять назад. Где сейчас эта боязнь? Если и есть трудности – так это например просмотр документа на экране монитора несколькими людьми одновременно.

Отдельный разговор здесь – это темы электронного аннотирования, возвратов на доработку, разграничение прав доступа и др. Оставим их пока за кадром.



3. После прохождения этой электронной цепочки согласований документ поступает в АРХИВ.

И здесь есть два варианта дальнейшего развития событий: «Для смелых» и «Мягкий».

Вариант «Для смелых» заключается в придании электронному документу статуса подлинника (обоснование – см.выше).

Далее с него выпускаются бумажные учтенные копии, со специальным штампом (или отметкой), говорящим о выпуске с электронного подлинника.

Вариант «Мягкий» заключается в выпуске с электронного оригинала бумажного документа, который станет подлинником (это делает сотрудник архива, естественно, проверяя при этом соответствие бумаги и ЭД).

На бумажном подлиннике делается отметка о выпуске его с электронного оригинала, и удостоверение бумажного подлинника одной-единственной «бумажной» подписью ответственного сотрудника архива. Да, то что эта подпись - единственная, противоречит ЕСКД. Но ничего другого предложить по данному варианту пока нельзя.

Чтобы не «потерять» и использовать в дальнейшем электронный документ, его можно «легализовать» путем придания ему статуса «документа, действующего НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА». Это допустимо. Бумага при этом будет храниться «на всякий случай» (при изменениях она заменяться, об этом ниже).

Копии в данном случае можно воспроизводить как с электронного документа (опять же со штампом или отметкой), так и с бумажного. С электронного быстрее.

Возможен и вариант «Совсем Мягкий» - это когда с электронного оригинала, прошедшего согласования, делается бумага и сотрудник архива идет и массово собирает «бумажные» подписи. Но выигрыша во времени (см.цель (а)) почти нет.



Примечание 1: Разумеется, все это имеет смысл внедрять на платформе PDM-системы.

Примечание 2: По поводу беспокойства о физической сохранности информации можно только сказать, что многое изменилось с тех пор, как придумали средства резервного копирования.

Примечание 3: Дополнительных преобразований электронного документа в архиве в PDF или что-то подобное, как видно из повествования, не предусматривается. Т.к. если это делать, опять получится «двойная бухгалтерия». Задачу сохранения вида и содержания можно решить, обеспечив сохранность «родных» версий ПО для просмотра и печати.

Примечание 4: Где это (пока) НЕ РАБОТАЕТ:

а) 3D-модели. Основная техническая проблема, не решенная на сегодняшний день – это проверка 3D-моделей, и обеспечение гарантии их соответствия чертежам. Но есть некоторое решение – это отметка в чертежах и извещениях «Соответствует 3D-модели», которую ставит разработчик и гарантирует (с определенным допуском на человеческий фактор) тем самым соответствие.

б) Согласования с внешними инстанциями, и вообще выпуск документации для внешнего потребителя, который скорее всего «не поймет» ваших прогрессивных устремлений.



Еще пара кратких ответов на часто задаваемые вопросы:

Жизнеспособно ли параллельное хождение электронных и бумажных документов? Ответ отрицательный.

Эффективно ли использование так называемых «Удостоверяющих листов»? Ответ отрицательный.



Кратко суть процесса ИЗМЕНЕНИЯ электронного документа:



1. Разработчик создает новую версию ЭД с архивного ЭД. Корректирует ЭД. Оформляет Извещение об Изменении (с пометкой о замене подлинника). Удостоверяет ЭД и ИИ. Отправляет на согласование.

Здесь обращаю внимание, что изменения вносит сам разработчик, а не сотрудник архива.

По поводу обозначения новой версии документа – никаких специальных добавок в обозначение документа вносить не нужно – за версионностью следит PDM-система.

2. ИИ и новая версия ЭД проходят согласование.

3. ИИ и новая версия ЭД поступают в архив, и далее – стандартно.

Если мы работаем по варианту «Мягкий», то с новой версии ЭД перевыпускаем бумажный подлинник.



Ну, пока достаточно. За кадром осталось еще очень много нюансов, таких как работа со связанными документами, замены отдельных листов, работа со старым бумажным архивом и т.д.



PS:

Если вы все еще хотите приступать к внедрению электронного документооборота, то вот совет, с чего начать:

С обязательного приема службой архива на хранение электронных оригиналов при приеме бумажных документов. Статус ЭД – «Для справки». Ответственность за актуальность содержимого ЭД – на разработчиках.

Этим вы в той или иной мере обеспечите выполнение цели (б).



Николай Нырков,

Нач.отдела комплексных внедрений Группы компаний АСКОН, Санкт-Петербург.

[Georg]

Здравствуйте, уважаемые!

В Нижнем Новгороде есть представительство АСКОНа и ребята могут ответить на вопросы о программе, но это не те знания, которые нужны нам

Приношу свои извенения г. Куркову А.В. и Аскон-НН. Из своих общений с сотрудниками  Аскон-НН я вынес именно такое мнение и рад, что оно оказалось неверным.

Хочу объяснить ситуацию.
Как уже писал, работаем с Компасом (хотя достаточно много файлов в ACADе и увеличается количество отсканированных документов), и количество электронных документов и технология работы с ними уже начинают уже создавать трудности. А с другой стороны, руководство еще не готово (да и денег нет) организовать предпроектное обследование совместно со сторонней организацией и закупить необходимое ПО.
Поэтому мы сейчас решаем методические вопросы, далее определим как это должно выглядеть, какие требования к ПО, какие организационные документы нужны, как изменится сам процесс, какая экономическая эффективность и вложения.
Такой наш подход объясняется требованием руководства лицензионности ПО (и мы  и вы за это) с одной стороны, и отсутствием денег – с другой стороны.
 А вопросы методического плана хочется обсудить, чтобы либо найти ошибки в своих рассуждениях, либо их подтвердить, либо расширить.

И так, к вопросу о подлинниках. В соответствии с ГОСТ 2.102-68 «Подлинники – документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий». Эта формулировка устарела также давно, как езда на телеге. Формулировка должна отвечать поставленным целям. Во-первых, что такое подлинная подпись? – обязательно рукописная подпись согласовывающего или утверждающего? А как же мы снимаем деньги со счета через банкомат? Или можно сначала снять деньги, а потом опротестовать – нет наличия подлинной подписи. А электронные магазины – получаем товары не за игрушечные деньги. Так что  «подлинная подпись» - зафиксированный метод согласия, средства его проверки и средства безопасности. Таким образом и ЭД может может иметь подлинные подписи.
Теперь вопрос – а зачем нужны подлинные подписи? Или иначе постоив вопрос – на каких этапах жизни документа нужны подлинные подписи? А для это надо ответить на вопрос – зачем нужен подлинник. А подлинник нужен, чтобы был единственный! узаконенный! экземпляр  документа. Для этого он помещается в технический архив, ему присваивают инвентарный номер, и он существует в единственном экземпляре. Т.е. получается, что после помещения документа (а мы говорим о конструкторско-технологических документах) в технический архив с выполнением выше указанных действий и требований, подлинные подписи ему уже не нужны. Т.е. сам факт нахождения документа в Тех. Архиве утверждает, что документ – подлинник. Именно поэтому у восстановленных подлинников вместо подписей стоят обезличенные «п/п».
Таким образом, тех. Архив может держать подлинники как на твердом носителе, так и в электронном виде. И следовательно требования к нему другие – сохранять неизменным содержание и оформление в течении заранее установленного времени (по окончании которого его восстанавливают) и обеспечить возможность получения копий.
Т.е. в процессе существования подлинника (за исключение изменения по ИИ) информативно он изменяться не должен, а средства размножения (ПО и ТО) должны должны воссоздавать информативно точные копии (как по содержанию, так и по оформлению).
Поэтому требование о том, что формат должен быть универсальным и единообразным для всех типов документов (и КД, и ТД), мне кажется необязательным.
Из выше указанного, кстати, следуется вполне реальное требование к разработке ПО. Действие установок в ПО по мере его развития не должно изменяться (даже если изначально в логике была заложена ошибка). Поясню мысль примером. У нас конструкторы в спецификациях сами проставляют номера позиций. При этом и в КГ v5 и в КГ v7 хотя в настройке спецификаций и было установлена «связь с расчетом позиций», но она не действовала. А вот в КГ v7+ программисты изменили воздействие данной установки, и при открытии старой спецификации и

[Николай Нырков]

Здравствуйте, Николай Нырков!

Ваши ответы частично перекрывают написанное выше, но готовить сообщения я стал раньше. Так что извините за возможное повторение.

Хотя к Вам вопросы:
1.   

Жизнеспособно ли параллельное хождение электронных и бумажных документов? Ответ отрицательный

А почему? Лучше бы ответ не краткий. Андрей Курков, например, говорит утвердительно о такой возможности. Так где правда?

2.   Чем не эффективно использование так называемых «Удостоверяющих листов»?
3.   Как быть тем, кто еще не может внедрить PDM-систему?
4.   

Здесь отдельно нужно сказать о так называемой проблеме чтения документов с экрана. Так вот - ЭТО МИФ, причем миф, ПОДОГРЕВАЕМЫЙ ЛЕНИВЫМИ ВНЕДРЕНЦАМИ. Эта боязнь – точно такая же, как и боязнь чертить на компьютере, которую люди испытывали лет десять назад. Где сейчас эта боязнь? Если и есть трудности – так это например просмотр документа на экране монитора несколькими людьми одновременно

.

Ув. Николай. А Вы работали конструктором или технологом, чтобы так жестко говорить?

1. Двойная бухгалтерия - а это всегда чревато. Можно только на начальном этапе для подстраховки.
2. Тем, что ускорения нет, получается только медленнее.
3. Действовать по варианту, который у меня был в разделе "PS"
4. Работал но очень недолго. Но - лично внедрял, и успешно. Люди привыкают нормально.

[W]

Georg: ...Такой наш подход объясняется требованием руководства лицензионности ПО (и мы и вы за это) с одной стороны, и отсутствием денег – с другой стороны...

Не отсутствие денег, а не желание их потратить на лицензионное ПО. Если у предприятия нет денег даже на лицензионное ПО, то такое предприятие не может существовать в современных условиях, если нет подпитки (дотаций) из вне. Иначе говоря, не «мы и вы» за это, а «вы, но не все мы» за это.

Georg: ...Как ни пародоксально, но безбумажный документооборот (БД) увеличивает расход бумаги...

Да, действительно есть такие факты. Это происходит в случае, если документ, который полностью разрабатывается и редактируется в САПР, а не на бумаге и при этом многократно проверяется и редактируется, такое возможно. Происходит это, потому что при каждой очередной проверке документа или его обсуждения распечатывается новый лист бумаги. В случае же разработки чертежа на бумаге, всё делается на одном листе, не говоря даже о том, что на практике попутно распечатывают огромное количество фрагментов для обсуждения и проработки.
Из выше приведенного следует, что цель автоматизации документооборота не должна ограничиваться только одним сокращением расхода бумаги. В этой ситуации стоит вспомнить, что ещё мы получаем при внедрении электронного документооборота.
Многое было уже перечислено: сокращение сроков (в современном мире и бизнесе это очень важно), дистанционная и параллельная работа с документом, мобильность в целом работы организации, совершенствование на должном уровне условий труда.
А что касается сокращения расхода бумаги, тот такой вопрос дожжен решаться методологический по мере накопления опыта работы без бумаги конкретной организации.

[Николай Нырков]

Дополнение по п.4.
По моему опыту, основное проблемное звено - это нормоконтроль. А у них в свою очередь основная проблемная задача - это сверка спецификации и чертежа. Выход - ставьте нормоконтроллерам по два монитора - один для чертежей, второй (можно поменьше) - для спецификаций.
Кроме того, для больших чертежей для удобства восприятия допустима распечатка в уменьшенном масштабе для временного пользования. Да, это расход бумаги, но в общей кухне это издержки невеликие.

[Georg]

Здравствуйте все!

Николаю Ныркову.

1.

Надо сказать, весьма неожиданно это видеть в техническом форуме, и тем более по отношению к «ЛОЦМАНУ». «ЛОЦМАН» - это ПЛАТФОРМА, а речь зашла о МЕТОДИКЕ. Согласитесь, это надо разделять.

Николай, методические вопросы являются главными. Если Вы знаете форумы, где их рассматривают, прошу сообщить. Я пока не нашел ни одного – все обсуждают только программы.

2.
К вопросу об электронном подлиннике.
Если оставить в стороне вопрос об удостоверяющих подписях (все что Вы написали об этом совершенно справедливо), то остается вопрос о сохранении содержания и оформления. Я раньше думал, что такими свойствами обладают только растровые ЭД. Однако мне пришла мысль, что в процессе хранения ЭД он не меняется, т.к. это всего лишь набор битов. Возможно изменение его представления только при визуальном восприятии, т.е. при просмотре или размножении/печати. Но ведь есть просмотровщики (Компас-Viewer, Autodesk View и т.д.), которые должны отбражать документ как он есть.Т.е. весь вопрос в том, действительно ли просмотровщики не вносят коррекцию в изображение документа, например, со сменой принтера или сменой версии программы.

[Николай Нырков]

Я предлагаю простое решение (у меня это было Примечание 3:
"Задачу сохранения вида и содержания можно решить, обеспечив сохранность «родных» версий ПО для просмотра и печати").
Т.е. если документ создан в Компас-6, и отработано, что в Компас-Вьюер-6 он показывается адекватно, то Компас-Вьюер-6 и Компас-6 (на всякий случай) нужно сохранить для будущего просмотра документов. Т.е. накапливать своего рода архив ПО. А новые версии будут рождаться уже в Компас-7,8 и т.д.
Примечание: если вы создавали пользовательские библиотеки и на них есть ссылки из документа, эти библиотеки также нужно своевременно архивировать.

[Georg]

Привет, Николай!

Твое предложение об архиве версий ПО просто не серьезно. Т.к. в любой момент может потребоваться размножить (для цехов) или посмотреть ЭД в том виде, в котором он был создан, то необходимо на одном и том же компьютере держать несколько версий ПО. Во-первых, чаще всего это вообще не возможно, а, во-вторых, для каждого ЭД необходимо предварительно выяснять версию ПО, которым он был создан

[Николай Нырков]

1. Возможно
2. Это реализуемо в ПДМ

[Georg]

Здравствуй, Николай!

Извини за мою тупость, но прошу уточнить:
1. Возможно - т.е. возможно на одном ПК держать разные версии ПО?
(а, кстати как быть с лицензиями?. Мы проводим обновление лицензий, т.е. старых у нас не остается)
2. PLM - т.е. в Лоцмане можно связать файл с версией редактора?

Я правильно понял?

[Georg]

Привет всем!

Судя по малому количеству дискутирующих от АСКОНа и неуверенности ответов об организации настоящих электронных архивов и эл. документообороте ни у одного из ваших пользователей полноценно это не реализовано. Хотя такой опыт нужен позарез. Когда видишь пример реализации, то можно и у себя правильно организовать, и руководителей правильно настроить.

Кстати, на Интермеховском форуме (www.intermech.ru/forum) разработчики утверждают, что есть несколько организаций, где эл. документооборот организован на 100%. Может быть с ними пообщаетесь - узнаете что, где, как? Может разработчики или представители побывают в этих организациях и на конференциях (до фуршета) расскажут нам как на организовыть все и как к этому прийти?

[2VMS]

  На сегодняшний день в ГОСТ2.001 нет понятия равнозначности электронного и бумажного документов, надо ждать, когда появится такая запись.

Хранение электронных версий документа конечно же должно быть независимо от версии ПО, мне кажется, что это можно сделать переведя векторный документ в растровый, или же хранить его в  каком-то другом формате, скажем в текстовом, который бы можно было бы прочитать в любой версии ПО.

[GeorgV]

Хранить документы в растровом виде не эффективно, т.к. кроме сохранности содержания и оформления вожным свойством является возможность использовать документ для дальнейшей разработки

[caduser]

На сегодняшний день в ГОСТ2.001 нет понятия равнозначности электронного и бумажного документов, надо ждать, когда появится такая запись.

Не надо ждать, надо работать! Если какое либо решение вносит существенное улучшение в производственные процессы его надо внедрять независимо от ГОСТов и записей. Забудьте про ГОСТы они скрывают от Вас главную цель - успешность предприятия. Именно так работают зарубежные производители. Если бы TOYOTA постоянно ожидала появления каких либо руководящих документов из вне - дальше выпуска авто подобных ВАЗ, ГАЗ и прочих ТАЗов они бы не продвинулись!

Хранить документы в растровом виде не эффективно

Спорный вопрос. В электронном архиве должны быть сканированные оригиналы со всеми подписями, пометками от руки и пр. А векторизацию нужно делать по мере надобности того или иного чертежа. Причем фрагментами (например зачем векторизировать штампы?).
Если вопрос Архивации документов рассмотреть глубже, то станет ясно - "Хранить документы в растровом виде эффективнее чем в векторном". Идеально когда есть растровый и векторный вариант чертежа.

[Виктор Кузнецов]

Хранить растровые подлинники полезно, практика ЭА на Лоцман:PLM (построенного, но развивающегося *)- на предприятии:

При необходимости конструктор берет сканированный подлинник, в Компасе "подкладывает" слоем и отрисовывает заново. Затем помещает в контекст PDM
 Результат применения ЭА:
  1. экономия времени на разработку КД
  2. унификация изделий
  3. экономия бумаги
.....

таких "тонкостей" множество, многие индивидуальны для каждого предприятия и зависят от того какое оно.  
Чтобы сделать - нужно начать работать предприятию.

* - это означает что схема по которой ЭА раьотает есть, спец-ы работают, НО:
- бумажных подлинников очень много
- номенклатура под 100 000 изделий в год (КД поступает в бумаге)