Расцеховка и рассылка документов из архива

[nataly]

Расцеховщик назначает элементы маршрута  в ЛОЦМАН:PLM, который  характеризуется кодами цеха,участка, соответствующими заводскому электронному справочнику подразделений. Однако, в группе размножения документов (ГРД) рассылка производится абонентам по своей аббревиатуре, которая состоит из сокращенного буквенного наименования подразделений, а не из их кодов, как указано в расцеховке.
Проблема в идеологическом использовании этого постоянно изменяющегося справочника  подразделений комплектовщицей ГРД по рассылке, т.к. она не специалист по такому справочнику. С другой стороны, в случае использования буквенного обозначения подразделений никто, кроме нее, через несколько лет не разберется, что это было за подразделение когда-то, по буквам.Оба варианта неудобны.

Как в карточке документа в электронном архиве комплектовщице-оператору надо обозначать абонентов по рассылке для учета выдачи документов?